Regulamin pracy zdalnej. Co oznaczają dla pracodawcy nowe przepisy w Kodeksie Pracy?

W 2023 roku pojawiły się nowe przepisy w Kodeksie Pracy. Dotyczą one wszelkich zasad pracy zdalnej, która do tej pory była nazywana telepracą. W związku z tymi zmianami dla wielu pracodawców korzystających z modelu pracy zdalnej niezbędny jest nowy regulamin pracy zdalnej, jaki będą mogli zastosować w firmie.

Jak go napisać? Jakie informacje powinien zawierać? Kiedy jest konieczny, a kiedy można go zastąpić? Odpowiadamy w poniższym artykule.

Praca zdalna — definicja

Pracą zdalną nazywamy pracę wykonywaną na odległość z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się za pośrednictwem komunikacji elektronicznej.

W Kodeksie Pracy zdefiniowana jest również praca zdalna okazjonalna, która jest stosowana jedynie w wyjątkowych sytuacjach lub sporadycznie, a także zasady jej wykonywania. Ujęte są obowiązki pracownika i pracodawcy oraz określone rozwiązania dotyczące zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Obok obowiązkowego ogólnego regulaminu pracy w firmie, regulamin pracy zdalnej to jedna z wytycznych KP.

Regulamin pracy zdalnej – od czego zacząć?

Na początek warto określić, w jakich regulaminie pracowników lub grup pracowniczych dotyczy. Przykładowo są to pracownicy zajmujący określone stanowiska, osoby pracujące przy realizacji określonych projektów lub programów.

To od pracodawcy zależy, jak szerokie zastosowanie ma mieć praca zdalna w firmie. Dla zobrazowania mogą być to pracownicy biurowi lub osoby pracujące w administracji czy księgowości. Jasne określenie pracowników w regulaminie pracy zdalnej ma służyć ich łatwej identyfikacji. To zaś pozwala na sprawne zarządzanie pracą zdalną przez pracodawcę.

Co powinien zawierać regulamin pracy zdalnej 2023?

Pracodawca musi wiedzieć, że praca zdalna jest dostępna tylko dla tych, których charakter zadań pozwala na ich zdalne wykonanie.

Jakie więc informacje powinien posiadać regulamin pracy zdalnej? Podajemy poniżej.

1. Zasady porozumiewania się pracownika i pracodawcy
   tu można wymienić narzędzia do komunikacji np. telefon, e-mail oraz wszelkie komunikatory umożliwiające połączenie online.
2. Określenie kwestii związanych ze stosowanym w firmie modelem pracy zdalnej
   czy jest to praca zdalna okazjonalna, czy całkowita, bądź też hybrydowa.
3. Zasady wykonywania pracy zdalnej.
4. Zasady przeprowadzania kontroli wykonywanej pracy i przestrzegania warunków bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracownika
   należy pamiętać, że taka kontrola nie musi być osobista, może być przeprowadzona za pośrednictwem komunikatora do połączeń audio-wizualnych lub poprzez przesłanie raportu z wykonanej pracy w danym dniu.
5. Sposób potwierdzenia obecności pracownika na stanowisku pracy
   dla przykładu może być to zalogowanie się w systemie, z którego korzysta firma, może być to również mail do przełożonego lub SMS.
6. Zasady instalacji, inwentaryzacji, a także konserwacji sprzętu komputerowego, który został powierzony pracownikowi do celów służbowych.
7. Zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego
   dotyczy on pracowników, którzy wykorzystują swój sprzęt komputerowy do celów służbowych.
8. Zasady pokrywania kosztów łącza internetowego
   może być to również forma ekwiwalentu.
9. Zasady pokrycia dodatkowych kosztów
   np. zakupu krzesła do komputera, które chce pokryć pracodawca w celu zapewnienia odpowiednich warunków pracy.
10. Określenie procedur związanych z wnioskowaniem o pracę zdalną oraz rezygnacji z niej.

Regulamin pracy zdalnej – co warto dołączyć?

Dobrze, gdy regulamin porusza takie kwestie jak:

• zasady BHP,
• ocena ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej,
• procedura ochrony danych osobowych. 

Tego typu informacje pracodawca, tworzący regulamin pracy zdalnej, może dołączyć w formie załączników. Dodatkowo takim załącznikiem do regulaminu może być również wniosek o pracę zdalną. Daje to gwarancje, że wszystkie najważniejsze kwestie związane z pracą zdalną będą umieszczone w jednym miejscu.

Kiedy nie jest obowiązkowy regulamin pracy zdalnej?

Nie w każdym przypadku pracodawca, gdy zatrudnia pracownika zdalnie, jest zobowiązany posiadać regulamin pracy zdalnej. Takie sytuacje to:

1. Kiedy przewiduje taką możliwość jedynie okazjonalnie lub w ogóle jej nie przewiduje.
2. Kiedy zatrudnia małą liczbę pracowników lub niewielu z nich pracuje zdalnie.

W wymienionych przypadkach wystarczy podpisanie indywidualnego porozumienia z pracownikiem. Warto dodać, że praca zdalna okazjonalna lub hybrydowa, czyli polegająca na tym, że pracownik część dni w tygodniu pracuje w siedzibie firmy, a pozostałą część w domu, nie wymaga wprowadzenia w firmie regulaminu pracy zdalnej.

Poza wymienionymi sytuacjami pracodawca, jeżeli planuje zatrudniać swoich pracowników zdalnie na większą skalę, musi napisać omawiany regulamin. Dobrze, gdy skonsultuje jego treść z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym lub z zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli takie istnieją w firmie.

Warto pamiętać, że na ostateczną wersję regulaminu ma wpływ pracodawca.

Grupy pracowników uprzywilejowanych a praca zdalna

Warto podkreślić, że wykonywanie obowiązków służbowych na odległość jest wykorzystywana coraz częściej. Dla wielu pracowników to wygodna forma zarabiania i doświadczenia zawodowego. Wiele firm przekształca się tak, by móc w jak największym stopniu proponować pracę online. Jest to nie tylko oszczędność czasu związanego z dojazdem, ale i oszczędność pieniędzy, które firma może zainwestować w rozwój.

Istnieją grupy pracowników uprzywilejowanych do pracy zdalnej. Oznacza to, że jeżeli charakter ich obowiązków pozwala na pracę zdalną, złożą stosowny wniosek, to pracodawca musi go przyjąć i zagwarantować możliwość pracy na odległość.

Jakie to grupy pracowników:

• osoby niepełnosprawne ze znacznym stopniem,
• kobiety w ciąży,
• rodzice dziecka niepełnosprawnego bez określenia jego wieku,
• rodzice dziecka do czwartego roku życia,
• osoby pełniące opiekę nad innym członkiem rodziny, która jest osobą niepełnosprawną, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Praca zdalna regulamin a osoby niepełnosprawne

Model pracy zdalnej jest często stosowany w przypadku zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Jak dotąd ich pracodawcy zawierali z nimi umowę o telepracę. Obecnie wymaga to modyfikacji tej umowy oraz stworzenia nowego regulaminu, który teraz będzie dotyczył pracy zdalnej, a nie telepracy.

Podsumowanie

Regulamin pracy zdalnej to ważny dokument w firmie, gdy pracodawca planuje stosować model pracy zdalnej. Ma to szczególne znaczenie przy zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, z którymi dotychczas były zawierane umowy o telepracę. Teraz wymagają one modyfikacji oraz wprowadzenia nowego regulaminu, który będzie określał zasady pracy zdalnej. Takie zmiany są determinowane nowymi przepisami w Kodeksie Pracy, które obowiązują od 2023 roku.

Regulamin pracy zdalnej powinien określać pracowników, jakich dotyczy, najważniejsze zasady pracy na odległość i sposoby komunikacji z pracodawcą, sposób potwierdzania obecności pracownika na stanowisku, zasady wypłacania ekwiwalentów za wykorzystanie własnego sprzętu komputerowego i łącza internetowego, a także sposoby kontroli pracownika podczas jego pracy, a także wnioskowanie o zastosowanie wobec niego modelu pracy zdalnej.

Warto pamiętać o pracownikach uprzywilejowanych, którzy mają prawo pracować na odległość. Warunkiem jest, że ich charakter obowiązków pozwala na takie rozwiązanie.

---