Komunikacja interpersonalna w życiu osobistym i zawodowym. Dlaczego rozmowa jest tak ważna?
W świecie zdominowanym przez technologię i media społecznościowe, komunikacja interpersonalna wciąż pozostaje kluczem do budowania trwałych relacji i osiągania sukcesu zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. To nie tylko słowa, które wypowiadamy, ale także nasze język ciała, ton głosu i sposób, w jaki interpretujemy komunikaty innych.
W życiu codziennym często nie zdajemy sobie sprawy z subtelności i złożoności procesu komunikacji. Od aktywnego słuchania po utrzymywanie kontaktu wzrokowego, każdy element ma znaczenie. W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego komunikacja interpersonalna jest tak ważna i jakie umiejętności są kluczowe, aby komunikować się skutecznie w różnych sytuacjach.
Przeczytaj również: Ulubione cytaty motywujące
Wprowadzenie do komunikacji interpersonalnej
Komunikacja interpersonalna to, innymi słowy komunikowanie się ze sobą nawzajem. Może dotyczyć dwóch grup ludzi, jak również mieć indywidualny przebieg. To mądra nazwa dla prozaicznej czynności, jaką jest wymiana myśli, zdania i opinii z drugim człowiekiem.
Komunikacja interpersonalna stanowi fundament naszego życia. To ona jest fundamentem istnienia naszego społeczeństwa. Bez niej niemożliwa byłaby współpraca przy osiąganiu celów społecznych, państwowych czy gospodarczych. Za jej pomocą wyrażamy nasze zdanie, sygnalizujemy nasze uczucia. Bez nie bylibyśmy niemi i skazani na samotność.
Warto zauważyć, że zwierzęta również wykształciły swoje formy komunikacji interpersonalnej. Odpowiednie ruchy ciałem, wydawanie określonych dźwięków stanowi dla nich formę wzajemnego porozumiewania się . Widzimy tutaj, że może ono przybierać różne formy. Generalnie dzieli się na werbalną i niewerbalną, o czym będzie mowa w kolejnym rozdziale.
Podstawy procesu komunikacji interpersonalnej
Komunikacja interpersonalna skupiona jest na przekazaniu wiadomości. Proces komunikacji, który posiada swoje rozpoczęcie i zakończenie. Na jego poszczególne fazy składa się interakcja pomiędzy jej uczestnikami.
Kodowanie
Oznacza zamianę naszych myśli – czyli nadawcy – na zrozumiały dla odbiorcy kod – werbalny lub niewerbalny. Komunikat może dotyczyć naszych myśli, uczuć i idei. Odbiorcą jest osoba lub osoby, którym chcemy zakomunikować nasze zdanie. W tej fazie komunikacji wybieramy odpowiednie słowa (kod językowy), gesty i czyny, które najlepiej zaprezentują nasze myśli. Aby rozmówcy mogli komunikować się bez przeszkód, powinni operować tym samym kodem.
Przekazanie
Przechodzimy do działania. Bezpośrednio przekazujemy naszemu rozmówcy wcześniej przygotowany komunikat. Mówimy, piszemy, dajemy znać naszym ciałem – zależy zupełnie od nas i od przyjętej konwencji.
Odbiór i dekodowanie
Odbiorca przyjmuje komunikat i interpretuje je. Znaczenie, jakie przypisze naszym słowom, zależy od użytych słów, gestów, kontekstu i jego doświadczeń.
Z kolei dekodowanie oznacza proces przekształcenia zdobytych informacji przez odbiorcę na własne myśli, uczucia i wrażenia.
Feedback
Informacja zwrotna to ostatni etap komunikacji. Odbiorca reaguję na słowa lub zachowanie nadawcy. Może poinformować go o tym, w jaki sposób przyjął komunikat i co on dla niego oznacza.
Komunikacja werbalna vs. niewerbalna
Prawidłowe zrozumienie nadanego komunikatu to główny cel komunikacji interpersonalnej. To dzięki kodowi, który nadawca umiejętnie dobiera, odbiorca może zrozumieć treść wiadomości. Skuteczna komunikacja interpersonalna w dużym stopniu zależy od znajomości kodu. Można ją podzielić na komunikację werbalną i niewerbalną.
Komunikacja werbalna
To rodzaj aktywności w procesie komunikacji interpersonalnej, w której przekazujemy wiadomości za pomocą słów i języka. Często ma charakter bezpośredni, gdyż nadawca i odbiorca muszą się słyszeć. Wymiana informacji zwykle jest natychmiastowa, a uczestnicy dialogu od razu mogą odnieść się do komunikatu. Oto przykłady:
Rozmowa bezpośrednia – zwykle twarzą w twarz, lecz również telefonicznie. Może być prowadzona przez kilka osób jednocześnie,
Przemówienie – co do zasady wygłaszane przez jedną osobę do grupy osób. Oprócz przekazu ustnego, przemawiający korzysta z elementów komunikacji niewerbalnej,
Video – rozmowa – szczególnie popularna w sytuacji pracy zdalnej. Za jej pośrednictwem dokonywane są ustalenia zawodowe i przekazywane obowiązki,
Video szkolenia – nagrane wcześniej filmy, służące do szkolenia w danym obszarze. Szczególnie popularne w branży informatycznej.
Komunikacja niewerbalna
Ten rodzaj komunikacji wychodzi poza słowne i dźwiękowe ramy. Ważna jest tutaj postawa ciała, czy też jak mówią inni – mowa ciała. Skupia się ona na gestach, mimice i ogólnym zachowaniu. Do komunikacji niewerbalnej zaliczamy również ton głosu. Powyższe czynniki nadają wypowiadanym słowom charakteru i znaczenia. Oto jej przykłady:
Gestykulacja – to zbór ruchów będących elementem kodu zrozumiałego dla odbiorcy. To przede wszystkim wszystkie ruchy rąk wykonywane podczas wypowiedzi.
Mimika – to ruchy mięśni twarzy, które wzmacniają werbalny przekaz lub służą jedynie nadaniu niewerbalnej wiadomości
Kontakt wzrokowy – ruchy gałek ocznych i mięśni skupionych wokół oczu.
Środki paralingwistyczne – może być to śmiech, westchnienie czy chrząknięcie – wszystko to, co jest zrozumiałe dla nadawcy i odbiorcy,
Ruch, pozycja i postawa ciała – pozycja rąk, nóg, jak i całego ciała przekazujące nasz stosunek do rozmówcy lub wypowiadanych przez nas słów,
Emblematory – na przykład podniesiony kciuk czy kiwanie głową.
Umiejętności komunikacji interpersonalnej w życiu osobistym
Wiemy już, że komunikacja interpersonalna jest fundamentem naszego życia. Poznaliśmy również zbiór komunikatów werbalnych i niewerbalnych. Wiemy, że nie da się oddzielić jednych od drugich. Aktywne używanie obu rodzajów komunikacji pozwoli nam na prawidłowe odczytanie naszego komunikatu przez odbiorców. Przyjrzyjmy się teraz benefitom, jakie daje dobra komunikacja:
Inteligencja emocjonalna – obejmuje ona przede wszystkim zrozumienie uczuć innych osób, ich i potrzeb,
Aktywne słuchanie – oznacza słuchanie innych w celu nawiązania kontaktu i zebrania ważnych informacji,
Praca zespołowa – z punktu widzenia sukcesu zawodowego jest kluczem do powodzenia,
Zarządzanie konfliktem – wymaga empatii, dyplomacji i umiejętności dyplomatycznych,
Otwarty na informacje zwrotne – powinniśmy być otwartymi na przekazywanie komunikatów, w których otrzymujemy informacje na nasz temat,
Pozytywne nastawienie – pozwala nam dostrzec szanse nawet w najbardziej trudnych sytuacjach,
Przywództwo – jego ważnym aspektem jest podejmowanie rozsądnych decyzji, w którym trzeba wykazać się cierpliwością i empatią.
Oprócz tego istnieją również aspekty komunikacji interpersonalnej wynikające z kultury i dobrego wychowania. Należą do nich uważne słuchanie i utrzymywanie kontaktu wzrokowego. Ważne jest skupienie się na tym co dana osoba mówi do nas. Unikajmy nadmiaru informacji, skupiajmy się na tym, co druga strona ma do przekazania.
Zwróć uwagę na to, co reprezentujesz swoją postawą ciała. Dostosowuj swoje zachowanie do danej sytuacji. Pamiętaj, że komunikacja ma charakter dwustronny. Jej sukces w znacznym stopniu zależy od Twojego stosunku do rozmówcy. Wspomóż się poprzez zadawanie pytań, dzięki temu przekonasz odbiorcę o swoich dobrych intencjach.
Znaczenie komunikacji interpersonalnej w środowisku pracy
Praca zawodowa to sytuacja, w której umiejętność komunikacji ma kluczowe znaczenie. Rozmawiamy z klientami, z szefem, jak również z zespołem. W dzisiejszych czasach jest coraz mniej stanowisk wymagających od nas samotnej pracy. Znaczna większość z nich wymaga współdziałania w ramach grupy.
Dobre relacje z klientami to podstawa sukcesu w biznesie. Dbaj o nie poprzez jasne i zrozumiałe komunikaty. Przekazywanie nadmiaru informacji może doprowadzić do wielu nieporozumień. Mogą one potem rzutować na przykład spadek zamówień lub nawet wycofanie się wartościowego klienta.
Zgoda buduje, jak mówi znane przysłowie. Umiejętności interpersonalne szczególnie przydają się w pracy w zespole. Nieważne, czy jest on duży czy mały – zawsze trzeba wykazywać się cierpliwością i zrozumieniem dla drugiej osoby.
Komunikację interpersonalną możemy również przećwiczyć w relacjach z przełożonym. Jeśli zależy Ci na podwyżce lub na awansie, warto poznać tajniki komunikacji. Poćwicz na przykład wywieranie wpływu. Pozwoli Ci to na osiągnięcie sukcesu zawodowego.
Bariery w komunikacji interpersonalnej
Umiejętności interpersonalne stanowią o sukcesie wymiany informacji. Odpowiedni kod językowy, język i mowa ciała składają się na pełen komunikat. Mimo dobrego przygotowania możemy jednak napotkać na wiele przeszkód. Jeśli chcesz poprawić styl swojej komunikacji, zapoznaj się z najczęściej występującymi barierami komunikacyjnymi.
Bariera językowa
Częsty problem w relacjach międzynarodowych. To sytuacja, w której osoby nie mówią w tym samym języku. Obecnie można zauważyć amerykanizację życia poprzez środki masowego przekazu, toteż coraz więcej osób zna język angielski, który stał się międzynarodową formą komunikacji.
Bariera kulturowa
Różnice kulturowe obejmują różnice w wartościach, normach społecznych i wzajemnych oczekiwaniach. Mogą wyrażać się poprzez stosowanie określonych gestów i zachowań. Nieznajomość zasad kultury naszego rozmówcy może mieć negatywny wpływ na proces komunikacji.
Bariera emocjonalna
Silne emocje, takie jak złość, strach, a nawet zazdrość, mogą wręcz uniemożliwić rozmowę. Uczucia te mogą przejawiać się zarówno w zachowaniach językowych, jak również w gestach. Najbardziej skrajną barierą w tym zakresie jest milczenie drugiej strony.
Bariera fizyczna
Ta bariera może wynikać z fizycznej odległości, hałasu czy innych czynników środowiskowych. W tej sytuacji trzeba znaleźć inne kanały wymiany informacji, na przykład skupić się na komunikacji niewerbalnej.
Błędy w komunikacji interpersonalnej i jak ich unikać
Nadawca powinien ze wszystkich sił starać się, aby jego komunikat był przyjęty. Ważne jest używanie w swojej wypowiedzi zrozumiałej formy komunikowania. Jej celem jest zawsze wzajemne zrozumienie. Dobra komunikacja interpersonalna pomoże Ci w życiu prywatnym i zawodowym. Jednak komunikacja międzyludzka narażona jest na liczne pułapki. Oto kilka wskazówek:
Słuchaj uważnie
Skoncentruj się na rozmówcy. Doceń to, co daje komunikacja niewerbalna – zwracaj uwagę na gesty, postawę i ton głosu rozmówcy. Nie wszystkie komunikaty przekazywane są na drodze werbalnej.
Bądź empatycznym
Kompetencja komunikacyjna wymaga wysiłków zrozumienia drugiej osoby. Postarajmy się okazać empatię drugiej osobie i starać się wejść w „jego skórę”.
Unikaj zakładania
Nie oceniaj z góry co dana osoba myśli, czy czuje w określonej sytuacji. Jeśli czegoś nie rozumiesz, zadawaj pytania – rozmówca poczuje się doceniony, a Ty poznasz interesujące Cię informacje.
Wyrażaj się jasno
Tylko jasne i proste komunikaty przekazywane odbiorcy mogą spotkać się z jego zrozumieniem. Unikaj zagmatwanych form komunikowania, trzymaj się jednej formy aby skupić uwagę swojego rozmówcy.
Unikaj agresji
Unikaj agresywnego tonu głosu. Zwracaj uwagę na postawę swojego ciała i gesty. Nie używaj słów nacechowanych negatywnie. Bądź uprzejmy i szanuj innych.
Zakończenie
W erze cyfrowej, gdzie komunikacja zdaje się być bardziej zmechanizowana niż kiedykolwiek wcześniej, komunikacja interpersonalna wciąż odgrywa kluczową rolę w naszym życiu. To, jak skutecznie przekazujemy i interpretujemy komunikaty, wpływa na jakość naszych relacji, zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Efektywna komunikacja interpersonalna jest nie tylko umiejętnością, ale także sztuką, której warto się uczyć i doskonalić.
Niezależnie od tego, czy chodzi o aktywne słuchanie, zrozumienie subtelności mowy ciała czy unikanie błędów w komunikacji, każdy aspekt ma znaczenie. W końcu to, jak komunikujemy się z innymi, odzwierciedla nasze wartości, empatię i zdolność do budowania trwałych relacji. Wspierajmy się nawzajem w dążeniu do doskonałości w tej ważnej dziedzinie życia.