Wystawienie faktury to kluczowy krok w procesie rozliczeniowym zarówno dla przedsiębiorców, jak i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Aby faktura była ważna prawnie i spełniała wszelkie wymogi, niezbędne jest uwzględnienie odpowiednich danych. Niezależnie od tego, czy jesteś małym przedsiębiorcą, freelancerem czy właścicielem dużej firmy, znajomość wymaganych informacji na fakturze VAT jest kluczowa.

W niniejszym artykule omówimy podstawowe i dodatkowe dane, które powinny znaleźć się na fakturze. Dowiecie się, jakie informacje są niezbędne, aby faktura była prawidłowa i zgodna z przepisami. Będziemy również wyjaśniać specyficzne wymogi dotyczące różnych branż i sytuacji, abyście byli w pełni przygotowani do wystawiania faktur w swojej działalności gospodarczej.

Podstawowe dane do faktury

Jednym z podstawowych dokumentów w obrocie gospodarczym jest faktura. Faktura wystawiana jest jako potwierdzenie dokonania danej transakcji, od której należy zapłacić podatek VAT. Z jednej strony wystawiona faktura wskazuje na sprzedawcę odpowiedzialnego za dostawę towarów lub usług, a z drugiej widnieją na niej dane nabywcy, na którym spoczywa obowiązek zapłaty. Polskie prawo dopuszcza różne rodzaje faktur. Oto niektóre z nich:

1. Faktura sprzedaży — podstawowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji,
2. Faktura zaliczkowa — pokrywa koszty i może służyć jako zabezpieczenie. Zaliczki stanowią części zapłaty i są wykorzystywane przy kosztownych przedsięwzięciach, aby pozyskać część środków na ich wykonanie,
3. Faktura końcowa — wystawiana wtedy, gdy zaliczka nie opiewała na pełną wartość zamówienia,
4. Faktura korygująca — służy do modyfikacji danych w pierwotnej fakturze w przypadku zmiany podstawy opodatkowania, zwrotów towarów czy udzielenia rabatu — zawiera informacje o tych zmianach np. kwoty wszelkich upustów,
5. Faktura VAT marża — to różnica pomiędzy kwotą należności a ceną nabycia pomniejszoną o kwotę podatku. W skrócie — sprzedawca nalicza i odprowadza podatek VAT tylko od marży, jaką naliczył. Jest wykorzystywana w przypadku sprzedaży dzieł sztuki, antyków i przedmiotów kolekcjonerskich,
6. Faktura VAT małego podatnika — faktura podatnika, który spełnia wymagania, aby być małym podatnikiem. Jego wartość sprzedaży nie może przekroczyć 1,2 mln euro rocznie,
7. Faktura VAT RR — wystawiana przez nabywcę płodów rolnych, którzy nabywają j od rolników ryczałtowych,
8. Faktura podatnika zwolnionego z VAT — zwolnieni z podatku VAT nie muszą jej wystawiać. Jedynym odstępstwem od tej zasady jest sytuacja, jeśli z takim żądaniem wystąpi nabywca towaru lub usługi,
9. Faktura pro forma — wystawia się ją w celu poinformowania klientów o cenie towarów lub usług. Stosuje się ją jako ofertę handlową albo jako dokument określający przyszłą należność,
10. Faktura uproszczona — można ją wystawić w przypadku faktur o wartości nieprzekraczającej 450 zł albo 100 euro oraz zawiera dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek,

Każda faktura zawiera dane, które możemy podzielić na obowiązkowe i nieobowiązkowe. Od ich obecności na dokumencie zależy, czy faktura będzie ważna. Poza fakturą uproszczoną, obowiązkowe elementy faktury są zawsze takie same. Zasady wystawiania faktur mówią, że faktura powinna zawierać następujące dane:

Numer faktury

Ustawa o podatku VAT narzuca obowiązek numerowania faktury. Każda kolejna faktura musi mieć numer wyższy niż poprzednia. W numerze faktury możemy również zawrzeć datę wystawienia faktury np. numer 1/04/2021 – oznacza pierwszą fakturę wystawioną w kwietniu.

Dane sprzedającego i sprzedającego

W obu przypadkach chodzi o imiona i nazwiska stron transakcji (w przypadku faktury imiennej), czyli podatnika i nabywcy towarów. W przypadku, gdy sprzedającym lub kupującym jest osoba prawna, w dokumencie umieszczamy jej nazwę.

Data wystawienia faktury

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktura powinna być wystawiona najpóźniej 15 dni od dnia wykonania usług lub po dokonaniu sprzedaży w danym miesiącu. Jeśli z danym klientem zawarto więcej niż jedną transakcję w miesiącu, możliwe jest wystawienie zbiorczej faktury. Będzie ona obejmować wszystkie usługi i towary z tego okresu bez zmiany daty wystawienia faktury.

Data sprzedaży

Nie jest tożsama z datą wystawienia faktury. Oznacza ona faktyczną datę dokonania dostawy towarów lub usług. Jeśli data wystawienia faktury jest taka sama jak sprzedaży, nie trzeba umieszczać na fakturze daty sprzedaży. Data sprzedaży nazywana jest też datą dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo usług.

Opis towarów lub usług

Sprzedawca musi opisać na fakturze każdy towar czy usługę — będące przedmiotem transakcji — oraz podać ich nazwę. Powinna być ona jednoznaczna. W połączeniu z nią ceny, nabywcy towarów lub usług powinni być w stanie określić, co dokładnie i za ile kupili.

Kwota do zapłaty

Faktura vat musi zawierać kwotę należności ogółem. Jest to aktualna należność za usługi czy towary na dzień wystawienia faktury. Nie ma wymogu, aby określać ją słownie. Sumę wartości sprzedaży netto można pominąć, gdyż interesuje nas kwota brutto.

Stawka podatku VAT

Podatek od towarów i usług to polska wersja podatku od wartości dodanej. Prawo pozwala przedsiębiorcom zmniejszenie podatku należnego o podatek naliczony. Aby to zrobić, trzeba być czynnym podatnikiem VAT. W polskim systemie podatkowym mamy do czynienia z poszczególnymi stawkami podatku VAT:

1. 23% – stawka podstawa opodatkowania,
2. 8% – stawka obniżona, która dotyczy budownictwa ze społecznego programu mieszkaniowego oraz usług związanych z kulturą i w przypadku wykonywania usług turystycznych,
3. 5% – stawka obniżona dla produktów żywnościowych, artykułów dla niemowląt, książek i e-booków,
4. 0% – stawka preferencyjna stosowana dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz eksportu towarów.

Powyższe dane wymagane są przez Ustawę o podatku VAT. Brak którejkolwiek z nich oznacza, że faktura jest nieważna. Każdy przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, aby zawrzeć w dokumencie wszystkie niezbędne informacje.

Dodatkowe dane do faktury

Oprócz obowiązkowych elementów, które musi mieć każda faktura VAT, są również i nieobowiązkowe. Ich obecność czy brak nie wpływają na ważność faktury. Oto niektóre z nich:

1. Nazwa dokumentu — można zatytułować fakturę w dowolny sposób. Liczy się jej treść, a nie nazwa,
2. Oznaczenie „kopia”, „oryginał” – wystarczy wystawić dokument w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach — jeden dla nabywcy, a drugi dla odbiorcy,
3. Metody płatności i numer konta — choć ta informacja nie jest obowiązkowa, warto zawrzeć ją w dokumencie,
4. Podpis i/lub pieczątka — nie są obowiązkowe, jednak ich obecność zwiększa wiarygodność faktury,
5. Symbol PKWiU — przedsiębiorca, który stosował stawkę podatku w wysokości 23% (wcześniej 22%), musiał umieszczać kod Polskich Klasyfikacji Wyrobów i Usług,
6. Numer NIP — nie jest obowiązkowy, gdy wystawiamy fakturę dla osoby fizycznej. W tym przypadku można wystawić fakturę imienną.
7. Podstawa zwolnienia z VAT — tylko przedsiębiorcy przedmiotowo zwolnieni z podatku VAT powinni zamieszczać na dokumencie taką informację. Przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo do limitu 200 000 zł rocznie nie mają takiego obowiązku,
8. Numer REGON — od 2009 przedsiębiorca nie musi już umieszczać REGON-u na fakturze,
9. Termin płatności — faktura vat bez terminu ważności jest wciąż ważna, jednak warto ją umieścić. Z założenia najkrótszym terminem jest 7 dni, choć zdarzają się przypadki 3-dniowego terminu płatności.

e-Faktura

Obok papierowych faktur, jest możliwe wystawienie faktury VAT w postaci elektronicznej. E-Faktura traktowana jest na równi z papierową. Od 1 lipca 2024 będzie istniał obowiązek wystawiania faktur elektronicznych. Mali i średni przedsiębiorcy będą z niego zwolnieni do 1 stycznia 2025. Do wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych będzie wykorzystywany Krajowy System e-Faktur. Jest to ogólnopolska platforma teleinformatyczna pozwalająca zarządzać fakturami ustrukturyzowanymi. Będą one dostępne tylko pod postacią elektroniczną. Dopuszczalne formaty to np. XML i PDF.

Wymogi prawne

Faktura to dokument potwierdzający zysk, dlatego jest konieczna. Podstawowym aktem prawnym dotyczącym wystawiania faktur jest Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. podatku od towarów i usług. Reguluje ona w kompleksowy sposób wysokość podatku VAT, jak również postać faktury vat. Jest bardzo często zmieniana i tylko prawdziwi eksperci są w stanie prawidłowo odprowadzić należny podatek. W latach 2005-2018 było aż 93 nowelizacji Ustawy o VAT, co czyni ją jedną z najczęściej modyfikowanych ustaw w polskim systemie prawnym.

Innym ważnym dokumentem jest Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa. Reguluje ona polskie prawo podatkowe — materialne i postępowanie. Określa organy podatkowe i ich właściwość. Zawiera również normy prawne prawa karnego skarbowego. Pod kątem nowelizacji, jest rekordzistką. W omawianym okresie 2005-2018 była zmieniana aż 209 razy! Sprawia to, że polski system podatkowy jest wyjątkowo zawiły i niestabilny na tle systemów innych krajów Unii Europejskiej.

Ważne zasady dotyczące oznaczania i przechowywania faktur. Zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług, powinny być przechowywane zgodnie z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób, który zapewni ich łatwe odszukanie. Muszą być przechowywane od momentu wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przechowywanie faktur elektronicznych nie nastręcza problemów, jednak archiwizacja ich papierowej formy może narażać przedsiębiorcę na spore koszty. Rozwiązaniem jest skanowanie faktur papierowych i wprowadzenie ich do systemu jako elektroniczne.

Przykłady różnych sytuacji

Zdarzają się sytuacje odmienne od standardowych. Jednym z nich było odwrotne obciążenie. Polegało ono na przerzuceniu obowiązku rozliczenia podatku VAT ze sprzedawcy na nabywcę. Zostało ono w 2019 r. zastąpione mechanizmem split payment — podzielnej płatności. W przypadku jego zastosowania płatność za towarów lub usługę zrealizowanym specjalnym przelewem — komunikatem przelewu — zostaje rozdzielona na kwotę netto i VAT. Pierwsza trafia na rachunek sprzedawcy, a druga na jego specjalny rachunek VAT.

Innym ciekawym przykładem jest metoda kasowa. Wykorzystywana jest przez małych podatników. Faktura z oznaczeniem 'metoda kasowa’ oznacza, że podatek można rozliczyć dopiero po zapłaceniu faktury przez nabywcę. W praktyce wydatek zostanie zaksięgowany w Księdze Przychodów i Rozchodów w dacie wystawienia. Z kolei w Rejestrze zakupu VAT zostanie zaksięgowany dopiero po jego rozliczeniu, zgodnie z datą dokonania płatności.

W przypadku biur podróży faktura może posiadać również adnotację 'procedura marży’. Stosują ją biura podróży przy ustalaniu należnego do zapłaty podatku VAT. Powoduje ona, że podatek powinien zostać obliczony wyłącznie od zysku, jaki organizator uzyskał w wyniku realizacji imprezy, a nie od całej ceny sprzedaży wycieczki. Procedura marży jest wyjątkowo korzystna dla organizatorów.

Innym ciekawym mechanizmem jest refakturowanie. Polega na przeniesieniu kosztów na podmiot korzystający faktycznie z usługi. Refakturowanie zachodzi, gdy podatnik działający we własnym imieniu (ale na rzecz osoby trzeciej) obciąża kosztami wykonania usługi podmiot, na rzecz którego działa. Podatkiem zostaje obciążona wspomniana osoba trzecia.

Podsumowanie

Wystawienie faktury to nie tylko formalność, ale także istotny aspekt w procesie rozliczeniowym. Poprawne i zgodne z przepisami wypełnienie faktury VAT ma kluczowe znaczenie dla zachowania porządku finansowego i uniknięcia niepotrzebnych problemów związanych z rozliczeniami podatkowymi. Pamiętajcie, że błędy w danych do faktury mogą prowadzić do opóźnień w płatnościach, kontroli skarbowej czy nawet kar finansowych.

W niniejszym artykule przedstawiliśmy szczegółową listę danych, które są niezbędne do wystawienia faktury. Od podstawowych informacji, takich jak dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, data wystawienia i sprzedaży, aż po dodatkowe dane specyficzne dla różnych branż i sytuacji. Pamiętajcie, że zawsze warto skonsultować się z ekspertem podatkowym lub księgowym, aby mieć pewność, że wasze faktury są zgodne z obowiązującymi przepisami.

Wnioskując, odpowiednie dane do faktury są kluczowe dla prawidłowego rozliczenia transakcji handlowych. Zapoznanie się z wymaganymi informacjami i ich konsekwentne uwzględnianie na fakturach to ważny krok w utrzymaniu rzetelności i profesjonalizmu w działalności gospodarczej. Pamiętajcie, że dobre praktyki dotyczące wystawiania faktur przyczyniają się do płynności finansowej i budowania zaufania u klientów.