Komunikacja w firmie. jak rozmawiać, żeby pracować efektywnie?

Sprawna komunikacja w środowisku pracy jest bardzo istotną kwestią. Żeby skutecznie współpracować w zespole, warto dzielić się dobrymi praktykami dotyczącymi właściwej komunikacji wewnętrznej. Wprowadzenie właściwych rozwiązań pozytywnie wpłynie na budowę zaangażowania oraz pomoże w integrowaniu pracowników. Dzięki temu będą oni działali efektywniej i tworzyli zespół, którego główną cechą będzie szybki przepływ informacji. Jak powinna wyglądać komunikacja w firmie? Powinien to wiedzieć każdy przedsiębiorca i kierownik działu. Zapraszamy do lektury artykułu, w którym wyjaśniamy, jak komunikować się w zespole.

Sposoby komunikacji

Jako komunikację określa się przekazywanie informacji, komunikatów między dwoma bądź większą liczbą osób, które w niej uczestniczą. Przesyłanie informacji może odbywać się poprzez:

• wypowiadane słowa,

• pokazywane gesty,

• pismo,

• obrazy i dźwięki.

Dzięki temu możliwa jest do wyróżnienia komunikacja werbalna i niewerbalna. Komunikować możemy się też przez różne kanały: bezpośrednio, przez telefon i wiadomości wysłane listem lub w mediach społecznościowych.

Komunikacja werbalna

Komunikując się w sposób werbalny, nadawca posługuje się mową tzn. językiem naturalnym. To najpowszechniejszy i najczęściej stosowany sposób komunikowania się między ludźmi. Sposób odbioru komunikatów uzależniony jest od czynników takich jak: modulacja głosu, zawartość słowna, która jest wypowiadana oraz stopień znajomości mowy, którą chcemy się posługiwać — trzeba mówić w języku zrozumiałym dla odbiorcy. Także w Twojej firmie ten sposób komunikacji na zapewne ogromne znaczenie.

Komunikacja niewerbalna

Pisząc o komunikacji w firmie, nie sposób pominąć komunikacji niewerbalnej. Często nie dotyczy ona samych komunikatów, ale sposobu ich przekazywania. Jest równie ważna, co komunikacja werbalna. Zaliczamy do niej: gesty wykonywane podczas mówienia, przyjętą postawę czy mimikę twarzy. Wszystkie te zachowania tworzą zespół niewerbalnych komunikatów, które przekazywane są i odbierane przez osoby. Celem takiej wypowiedzi jest w głównej mierze poinformowanie odbiorcy o emocjach, które aktualnie nam towarzyszą.

Rodzaje komunikacji wewnętrznej w pracy

W celu zrozumienia, jak powinna przebiegać wymiana informacji w pracy, musimy zdefiniować komunikację wewnętrzną. Mówiąc w kontekście zawodowym, możemy to zrobić ze względu na to, których pracowników dotyczy. Wyróżniamy wówczas komunikację: pionową, poziomą oraz ukośną.

Komunikacja pionowa opiera się na przekazywaniu informacji między przedstawicielami kadry kierowniczej a podległymi im osobami. Najczęściej dotyczy zwracania wagi na błędy i wydawaniu poleceń służbowych. Jeśli zaś chodzi o komunikację poziomą, to polega ona na przekazywaniu informacji przez osoby, będące na tym samym stanowisku w firmie. Można tutaj jako przykład podać rozmowę służbową między kierownikami bądź między pracownikami. Zwykle obejmuje wymianę wiedzy, czy omawianie projektów. Natomiast komunikacja ukośna dotyczy pracowników bądź przełożonych, którzy pełnią funkcje na tym samym szczeblu, ale jednak są oni na innych stanowiskach w firmie. Zachodzi na przykład między kierownikami różnych działów w przedsiębiorstwie.

Sposoby komunikacji pośredniej

Są sytuacje, kiedy pracownicy muszą się porozumieć bez fizycznego kontaktu. Najczęściej dzieje się to w przypadku pracy zdalnej. Wówczas najlepszą formą konwersacji są wideorozmowy i wiadomości tekstowe. Często pracownicy w komunikacji poziomej sami dbają o przepływ informacji. Jednak brak wspólnego czasu w przedsiębiorstwie może powodować problemy z komunikacją wewnętrzną. Wówczas za integrację pracowników i ich efektywność odpowiedzialni są przełożeni.

Jak właściwie komunikować się w zespole?

Chcąc w pełni wykorzystać potencjał zespołu, warto wiedzieć o czynnikach, które usprawnią Waszą pracę i pozwolą szybciej osiągnąć oczekiwany rezultat. Zdolność komunikowania się w sposób zrozumiały i przyjazny powinna być ćwiczona przez wszystkich kierowników i przedsiębiorców. Nie może to być zagadnienie obce również dla osób pracujących na niższych stanowiskach, w których porozumienie jest istotną sprawą.

Zarówno lider grupy, jak i jej członkowie powinni jasno i klarownie rozdzielać zadania oraz obowiązki. Zadbać warto również o spójne przekazywanie informacji bez względu na wykorzystywany rodzaj komunikacji. Kiedy każdy wie, co ma robić, to praca idzie o wiele szybciej. Istotną rolę odgrywają spotkania zespołów, na których można omówić rezultaty działań. To pozwoli poprawić błędy, lepiej się zrozumieć i zintegrować.

Ważne elementy komunikacji w zespole

Dla prawidłowego działania grupy ważne jest integrowanie pracowników. W tym celu dobrze jest organizować spotkania grupowe i pić wspólnie kawę w pracy. Poprawi to relacje między pracownikami, co ma bardzo korzystny wpływ na ich działania przy wspólnym projekcie.

Efektywna komunikacja zwiększa też zaangażowanie pracowników. Zgrana kadra potrafi konsultować problemy, wskazywać innym błędy popełniane w ich zadaniach, dzielić się zadaniami. To wszystko sprawia, że obowiązki wykonywane są szybciej i bardziej jakościowo.

Ogromne znaczenie mają komunikaty wysyłane pracownikom od kierownictwa. Bardzo wiele z nich dotyczy realizowanych projektów czy zmian organizacyjnych, o których wszyscy powinni wiedzieć. Prawidłowo przekazany komunikat przez osoby na wyższych stanowiskach może bardzo mocno wpłynąć na jakość pracy i zaangażowanie pracowników.

Komunikacja w zespole, najczęściej popełniane błędy

Dobra komunikacja wewnętrzna wpływa na efektywność zespołu i poprawia wyniki firmy. Z tego powodu jest bardzo ważnym elementem organizacji każdego przedsiębiorstwa. Źle przekazany lub niejasny komunikat może powodować opóźnienia w działaniach, a nawet błędy w projektach. Jak nie przekazywać informacji?

Poniżej przedstawiamy najczęstsze problemy, jakie pojawiają się w komunikacji wewnętrznej:

Problemy komunikacyjne w firmie

Każdy, kto chce prowadzić własną działalność, musi mieć świadomość tego, jak wygląda komunikacja. Nie może być ona dziełem przypadku, a problemy obecne są zarówno w kontakcie między pracodawcami a podległymi im osobami, jak i pracownikami na równorzędnych stanowiskach. Przyjrzyjmy się najczęściej występującym problemom komunikacyjnym na poziomie służbowym:

• reaktywność – to problem, który pojawia się podczas wszelkich zmian organizacji firmy (kryzys, fuzja bądź przejęcie). Najczęściej powodem tego jest dezinformacja oraz brak wpływu na szybko rozprzestrzeniające się nie do końca prawdziwe informacje;

• cień komunikacji – z tym zjawiskiem mamy do czynienia, kiedy komunikacja wewnętrzna wychodzi poza służbowe kanały. Jeśli zamiast e-maila, wysyłamy wiadomości w mediach społecznościowych, to mogą pojawić się tam prywatne tematy. Pracodawca nie ma na to wpływu, ale nie zawsze jest to dobra droga do skutecznej komunikacji;

• słuchanie bierne – to słuchanie bez pełnego zainteresowania. Rozmówca wygląda na skupionego, ale ma, np. słuchawkę w uchu i włączoną muzykę. Tak postępujący pracownik nie wie, co chcemy przekazać i jego działania mogą być nakierowane na inny rezultat;

• słuchanie zaledwie w jedną stronę – często kierownik, czy szef firmy wymaga, żeby wszyscy go słuchali, a jednocześnie zamyka się na potrzeby pracowników. Zdarza się też zakładanie, że nasze komunikaty są zrozumiałe dla wszystkich. To prowadzi do nieporozumień i rozbieżnych działań.

Żeby poprawić komunikację wewnętrzną, trzeba pamiętać, żeby zawsze słuchać innych. Jeśli czegoś nie rozumiemy, lepiej zadawać pytania, niż działać na własną rękę. Dobrze omówiony projekt nie wymaga poprawek, a efektywnie zorganizowana komunikacja wewnętrzna da firmie wiele korzyści.

Co może dać komunikacja w biznesie?

Skuteczna komunikacja wewnętrzna wpływa na jakość pracy zespołu, ale to nie jedyne relacje międzyludzkie w firmie. W wielu działalnościach ważna jest też umiejętność rozmawiania z osobami z firm zewnętrznych. Pracownicy sklepów, firm consultingowych czy osoby świadczące usługi muszą umieć rozmawiać z klientami i kontrahentami. W tych relacjach jest wiele różnic, w zależności od warunków współpracy.

Odpowiednio zorganizowaną komunikacją można nie tylko poprawić relacje międzyludzkie. Zwiększa ona również zaufanie do marki i lojalność tak pracowników, jak i klientów. Żeby osiągnąć pożądany efekt, trzeba pamiętać o celu komunikatu i adresacie.

Jak mówić, aby być słuchanym? Zasady komunikacji marketingowej

Wysyłanie komunikatów ma różne cele, do których należy dopasować sposób i środek przekazu. Jeśli chcemy zlecić ważne zadanie, to dobrym pomysłem jest wysłanie maila. Pochwały dobrze jest przekazywać przy grupie. To wspiera budowanie zaangażowania wszystkich członków załogi.

Zasady skutecznej komunikacji warto ustalić też w przypadku reklamowania produktów i usług. Odpowiednie sformułowanie zachęty sprawi, że więcej osób zareaguje pozytywnie. W tym przypadku musisz zastanowić się nad kilkoma kwestiami:

• określić zalety sprzedawanego produktu,

• poznać grupę docelową,

• ustalić sposób przekazu.

Najskuteczniejsza zachęta to taka, która kierowana jest do określonych osób. Mów do jednostki, nie do ogółu. Skup się na potrzebach potencjalnych zainteresowanych. Pokaż, jakie problemy możesz pomóc rozwiązać. Te reguły będą skuteczne w każdej firmie, na każdym poziomie komunikacji.

Dlaczego warto wiedzieć, jak rozmawiać?

Warto rozmawiać — do tego nie trzeba nikogo przekonywać. Komunikacja w pracy jest szczególnie istotną kwestią. Dzięki temu zwiększa się integrację pracowników i zmniejsza dystans między współpracownikami. Istotne jest także to, by prawidłowo rozmawiać i stosować się do wszelkich zasad etykiety językowej. Sprawi to, że atmosfera w biurze będzie przyjazna, pracownicy będą pracować efektywniej i przynosić zyski zatrudniającym ich osobom. Zwiększanie świadomości pracodawców i pracowników na temat komunikacji jest potrzebne. Wpływa na rozwój przedsiębiorstwa, ale przede wszystkim sprawia, że przychodzenie do pracy jest przyjemniejsze i mniej stresujące.