Kto to jest przełożony? Analiza roli przełożonego w strukturze organizacyjnej
Kto to jest przełożony? W świecie współczesnego biznesu i instytucji publicznych, rola przełożonego ewoluuje, adaptując się do zmieniających się wymogów i oczekiwań. Mówiąc o „przełożonym”, często myślimy o osobie, która stoi na czele zespołu lub organizacji, mającej bezpośrednie przełożenie organizacyjne oraz odpowiedzialność za decyzje i kierowanie działaniami. Jednakże, definicja przełożonego sięga znacznie dalej, obejmując zarówno aspekty zarządzania, jak i przywództwa, a także wpływ na kulturę organizacyjną i osobisty rozwój podwładnych.
Rola przełożonego w kontekście zarządzania pracownikami i wpływu na kierunki rozwoju organizacji jest wielowymiarowa i pełna wyzwań. W tym artykule przyjrzymy się bliżej, kim jest przełożony w różnych strukturach organizacyjnych – od przełożonego wyższego szczebla w korporacjach po kierowników w sferach życia społecznego, włączając w to unikalne wyzwania i odpowiedzialności, jakie na nich spoczywają. Rozważymy także, jak przełożeni mogą efektywnie zarządzać swoimi zespołami, wykorzystując swoje umiejętności do inspiracji i motywowania podwładnych, oraz jak ich decyzje wpływają na całokształt funkcjonowania organizacji.
Przeczytaj: Czy będzie wzrost dofinansowania PFRON
Kim jest przełożony? Definicja i zakres ról
Definicję przełożonego odnajdujemy w artykule 3 Kodeksu pracy. Na podstawie przepisów prawa:
„Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.”
Przełożony funkcjonuje zatem w określonej strukturze, a jego stanowisko posiada bezpośrednie przełożenie organizacyjne. Od przełożonego oczekuje się wydawania wiążących poleceń, a także nadzoru nad podwładnymi. Pracodawca posiada prawo kierowania poleceń dotyczących zadań objętych zakresem wykonywania obowiązków przez pracowników.
A zatem najważniejsze rzeczy łączące się z przełożonym:
posiada podwładnych – przynajmniej jednego,
posiada prawo kierowania nimi – na podstawie przepisów prawa.
Przełożony a struktura organizacyjna
Zakres obowiązków przełożonego zależy bezpośrednio od struktury organizacyjnej, w której funkcjonuje. Rozróżniamy różne kategorie przełożonych
bezpośredni przełożony – osoba wydająca polecenia pracownikom i nadzorująca ich pracę,
pośredni przełożony – osoba, znajdująca się szczebel wyżej; stanowisko charakterystyczne dla hierarchicznej struktury zarządzania.
Przyjrzyjmy się dwóm z nich: hierarchicznej i płaskiej.
Hierarchiczna struktura zarządzania
Na jej czele stoi właśnie przełożony. Ma on decydujące zdanie we wszystkich kwestiach działania przedsiębiorstwa. Nie ma również nad sobą zwierzchnika. Taki układ można porównać do trójkąta, na którego poszczególnych niższych poziomach znajdują się podwładni. Tego typu podporządkowania muszą wynikać bezpośrednio ze struktrury.
Przykładem takiej organizacji jest Kościół katolicki. Przełożony funkcyjny – jak proboszcz – posiada prawo kierowania swoimi podwładnymi – wikariuszami. On sam z kolei podlega biskupowi, a ten papieżowi. Z ich podporządkowania organizacyjnego wynika cały katalog praw i obowiązków, właściwy dla każdego szczebla hierarchii.
Płaska struktura zarządzania
W tej strukturze organizacyjnej przełożony ma bliski kontakt z podwładnymi. Mają oni większy wpływ na działanie firmy. Pracodawca liczy się z ich zdaniem, a oni sami ponoszą większą odpowiedzialność za swoje postępowanie.
Jednocześnie płaska struktura jest jedną z prostszych w funkcjonowaniu. Ten model polega bardziej na samodzielności pracowników niż decyzji właściwego przełożonego. Płaska struktura sprzyja również szybkiemu przepływowi informacji i niskim kosztom utrzymania kadry zarządzającej. Spotykana jest głównie w małych firmach.
Wytyczne dla przełożonych. Jak efektywnie zarządzać?
W przypadku zasad kierowania różniących się od siebie stylem przełożony będzie odgrywał nieco inną rolę. Nawet sposób kierowania do swoich podwładnych wytycznych może drastycznie się od siebie różnić – od prośby, na rozkazie skończywszy. Jednak nieważne, czy skupiamy się na płaskiej, hierarchicznej strukturze lib innych systemach kierowania, warto pamiętać o kilku zasadach:
Notuj swoje aktywności – dzięki temu uzyskasz kontrolę nad swoimi codziennymi obowiązkami i dowiesz się, na czym marnujesz czas,
Ustalaj priorytety – ustal, które zadania są najważniejsze i zacznij właśnie od nich,
Weryfikuj cele – po zakończeniu zadania poświęć chwilę na jego analizę, czy cel został osiągnięty?
Deleguj – znacznie prościej zlecać zadania niż próbować je rozwiązywać samemu,
Unikaj wielozadaniowości – postaraj się skupić na jednym zadaniu i w pełni je zrealizować. W ten sposób unikniesz rozproszeń.
Przełożony a kultura organizacyjna
Osoby zajmujące określony stanowiska są z mocy prawa przełożonymi sprawującymi nadzór nad pracownikami. Jednak równie ważnym aspektem jest stosunek szefa do jego zespołu. To rozszerzenie znaczenia przełożonego, jako mającego bezpośrednie przełożenie organizacyjne bazując wyłącznie na swoim zachowaniu.
Przełożony posiada możliwość kształtowania atmosfery w swoim zespole. Może karać, ale też nagradzać. Jego przykład udziela się podwładnym, a rola nie kończy się wyłącznie na wydawaniu poleceń. Przełożony inspiruje swoją postawą, staje się dla wielu wzorem. Rzutuje to bezpośrednio na zachowanie pracowników, ich stosunek do pracy, jak i do siebie nawzajem.
Przełożony w różnych kontekstach – wojsko, korporacje, edukacja
Przełożony wobec swoich podwładnych może odgrywać różną rolę, w zależności od typu struktury, w której funkcjonuje. Przyjrzyjmy się kilku z nich.
Wojsko
W wojskowym regulaminie ogólnym przełożonym jest starszy stopniem. O ile w świecie cywilów mamy do czynienia z poleceniami, to w wojsku przełożony uprawniony jest do wydawania rozkazów wobec żołnierzy pełniących służbę wojskową. Wynika to ze ścisłego podporządkowania organizacyjnego, w którym za brak wykonania rozkazu grożą poważne konsekwencje. Cywilny nadzór nad wojskiem sprawuje z kolei minister obrony narodowej.
Korporacje
Choć mamy tu do czynienia z silną hierarchią, to jednak praca odbywa się w ramach tak zwanych projektów. Przełożony wyższego szczebla wyznacza kierownika projektu, który z kolei rekrutuje pracowników do swojego zespołu. Czas sprawowania danej funkcji – w tym przypadku managera czy tak zwanego project managera – zależy od sukcesu danego projektu i długości jego trwania.
Edukacja
Nauczyciele sprawują nieustanny nadzór nad uczniami, choć może się on różnić w zależności od szczebli edukacji. Jego pozycja uzasadniona jest na podstawie hierarchii, wykształcenia, jak również innych dokumentów kompetencyjnych. Na bieżąco nadzoruje proces nauki swoich podopiecznych, jak również ocenia ich postępy.
Kto to jest przełożony? Podsumowanie
Podsumowując, rola przełożonego w strukturze organizacyjnej jest znacznie bardziej złożona i wielowymiarowa niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Przełożeni, będąc kluczowymi aktorami w każdej organizacji – od wojska po edukację i sektor korporacyjny – odgrywają istotną rolę w kształtowaniu kierunku i sukcesu swoich zespołów. Posiadają oni nie tylko istotna rolę w organizacji, ale także odgrywają centralną rolę w rozwoju kultury organizacyjnej, motywowaniu podwładnych i zarządzaniu konfliktami.
W czasach, gdy zarządzanie i liderstwo stają się coraz bardziej dynamiczne i złożone, zrozumienie i uznawanie różnych aspektów roli przełożonego staje się kluczowe. Od umiejętności zarządzania i podejmowania decyzji, po wpływ na morale i produktywność zespołu – efektywni przełożeni są nie tylko kierownikami, ale także inspiratorami i mentorami. Dlatego też, rozwijanie umiejętności związanych z tą rolą, zarówno w kontekście osobistym, jak i zawodowym, jest niezbędne dla każdego, kto aspiruje do bycia skutecznym i szanowanym przełożonym w każdym środowisku pracy.